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Wie man eine Schlüssel-Systematik aufbaut

Um viele Schlüssel zu verwalten* braucht es ein Konzept.

Nur so kann man garantieren, dass man immer den gewünschten Schlüssel findet.

Tipps zum Aufbau einer Schlüsselsystematik gibt dieser Artikel.

Schlüssel verwalten

Wer eine effektive Schlüssel-Verwaltung aufbauen will, muss sich Anfangs ein paar Gedanken machen.

Eine sinnvolle Schlüssel-Numerierung definieren

Zu Beginn muss eine sinnvolle Kennzeichnungs-Logik definiert werden.

Dabei geht es um die Nummer und Beschriftung, die jeder Schlüssel erhält. So bietet sich bei Schlüsseln für Meeting-Räume die Raum-Nummer an. Dagegen würde man bei einem Fuhrpark das Auto-Kennzeichen als Merkmal heranziehen.

In jedem Fall sollte ein Kriterium gewählt werden, dass sich nach Möglichkeit in Zukunft nicht ändert.

Leichter hat man es zudem, wenn man die Schlüssel mit der zugehörigen Nummer bzw. Beschriftung in einer Computerdatei (Word, Excel) auflistet (Indexblatt).

Wenn sehr viele Schlüssel zu verwalten sind, muss die Systematik verfeinert werden. Dafür nutzt man das erstellte Indexblatt und legt Nummernkreise fest. Das macht die Zuordnung einfacher. Beispiel:

  • Schlüssel-Nummern 10-19:  Meeting-Räume im 1. Stock
  • Schlüssel-Nummern 20-29:  Meeting-Räume im 2. Stock
  • Schlüssel-Nummern 00-09:  Keller-Räume

Schlüssel beschriften

Weiter geht es mit dem Beschriften der Schlüssel.

Hierbei müssen passende Schlüsselanhänger gewählt werden. Am günstigsten sind farbige Schlüsselanhänger*aus Plastik.

Diese haben den Vorteil, dass man die Farbe zur weiteren Unterscheidung nutzen kann. Auf jeden Fall sollten mehrmals verwendbare Schlüsselanhänger gekauft werden.

Um die Schlüsselanhänger zu beschriften gibt es mehrere Lösungen.  Mit einem Beschriftungsgerät wie z.B. dem Brother P touch D400* erzielt man die besten Ergebnisse.

Eine Word-Vorlage kann natürlich auch verwendet werden, um die Schlüsselschilder auszudrucken.

Schlüssel aufbewahren

Verschiedene Lösungen bieten sich zur Aufbewahrung an, wobei es immer auf den Fall ankommt.

Drei Fragen sind für die Entscheidung zu klären: Wieviele Schlüssel müssen verwahrt werden? Wer muss auf sie zugreifen können? Und wie wertvoll sind die Schlüssel bzw. die Sache, auf die man mit den Schlüssel zugreifen kann?

Geht es nur ums ordentliche Ablegen der Schlüssel, reicht ein einfacher Schlüsselkasten aus. So einen gibt es mit Code-Schloss, mit Schlüssel oder natürlich ohne Schloss. Die Frage des Schlosses hängt vor allem von den zwei letzten Fragen ab. Ein Schloss mit Zahlencode ist relativ sicher und unkompliziert in der Handhabung.

Bei höheren Anforderungen an die Sicherheit sollte man sich Schlüsseltresore anschauen. Von der Größe gibt’s hier alle Varianten. Der kleinste Schlüsseltresor fasst 20 Schlüssel, während größere Modelle 100 Schlüssel und mehr fassen.

Verantwortlichkeiten festlegen

Damit die Schlüsselordnung bestehen bleibt, sollten klare Verantwortlichkeiten definiert werden. Alle beteiligten Personen sollten wissen, wer Ansprechpartner für die Schlüssel ist.

Weitere Informationen zum Thema:

  • Aktuelle Angebote zu Schlüsselkästen
    Oft werden Schlüsselkästen und Schlüsselboxen zu reduzierten Preisen angeboten. Darum empfiehlt sich ein Blick auf die täglich aktualisierten Schnäppchen. Ein guter Schlüsselkasten muss nämlich nicht teuer sein, wie man an den Angeboten sieht.
  • Die beliebtesten Schlüsselkästen
    Welche Schlüsselkästen besonders häufig gekauft werden sieht man in der Bestseller-Liste.

Vorstellung von Schlüsselkästen:

  • Durable Schlüsselkasten
    Ein attraktiver Schlüsselkasten mit Zahlenschloss, den man in vielen Büros findet
  • PAVO Schlüsselkasten
    Für viele Zwecke passender Schlüsselkasten mit Platz für 20 Schlüssel. Den PAVO Schlüsselkasten gibt es auch in …
  • HMF Schlüsselkasten
    Kompakter Schlüsselkasten aus Metall in hellem Design. Dieser hat 49 Schlüsselhaken.
  • Wedo Schlüsselschrank
    Für Unternehmen und größere Organisationen interessanter Schlüsselschrank